“數字化”助推踏浪遠航——青島遠洋運輸公司信息化建設工作紀實
航行在大洋上的遠洋船舶,不再是人們想像中的“封閉王國”:不用郵寄,上級
文件當天就能收到;不用看報,國際、國內要聞可以及時閱覽;不打電話,船員和家屬也能進行“零距離”的溝通———AMOSMAIL系統將天涯濃縮為咫尺。
對遠洋船員來說,這些事兒幾年前還是一個夢想。談起工作、生活中的這些新變化,青遠公司遠洋船舶政委于國團深有感觸地說:“航海科技的發展,要求遠洋船員必須抓緊學習電腦、網絡知識,否則就跟不上時代的步伐了。”
這種變化,青遠機關職工體會得尤為深刻。上班后,大家的第一件事情是打開電腦,然后通過企業內部網和OA自動化辦公系統,查收電子郵件,瀏覽通知文件,獲取工作信息。通過網絡,大部分工作得以完成。
其實,這只是青遠著力進行管理自主創新,推動“數字化青遠”建設的一個片斷、一個縮影。但它改變的卻是企業傳統的工作模式,還有人們多年來積淀下來的思維方式,而且正對企業的經營管理產生著越來越大的影響。
“數字化青遠”目標的提出不是一個偶然,它主要建立于青遠公司對自身和外界環境的客觀審視,著眼于對“大企業的規模,小企業的反應速度”的理想追求,也是青遠公司全面落實科學發展觀,加大管理自主創新力度,提升企業核心競爭力的一個必然訴求。
2004年職代會總經理工作報告中第一次描繪了“數字化青遠”的藍圖。以此為起點,青遠上下刮起了一場以管理創新為主要內容的“數字風暴”。
“‘數字青遠’———有效組織和配置公司的軟、硬件系統資源,消除軟件孤島,建立宏觀協調、組織細密的信息管理體制,建立有效、暢通、多樣化的信息渠道和網絡,形成信息指導、信息支持的電子平臺,從而導入正確決策、科學管理的良好循環機制,以適應迅猛發展的信息化技術和電子商務時代的要求。”
這是《青島遠洋運輸公司信息建設三年規劃》中,對“數字化青遠”的描述。其內涵就是以先進的管理思想為先導,以計算機、網絡等高科技技術及其產品為手段,通過各管理信息系統的深層次應用,建立以數字為主要決策參考依據的管理模式。
2004年,“數字化青遠”的建設步伐,隨著一個一個項目的鋪開,進入了全面實施階段。
4月1日,公司內網進行升級。6月中旬,外網系統改版成功。
12月,OA自動化辦公系統“丟掉您手頭的紙張,開始新的電子生活吧!”的口號,讓青遠人從此開始了無紙化辦公的新篇章。
2005年5月,船舶管理信息系統(SMIS)的移植和本地化修改工作完成驗收,已完成12艘船的安裝工作,標志著青遠的船舶備件管理和維修保養工作上了一個新的臺階。
2005年10月1日,航運管理信息系統開發成功。其中應用了一些較為先進的技術如VPN遠程辦公、電子印章等。該系統的建立,為航運經營管理提供了強有力的電子操作平臺。
目前,青遠公司共有20個軟件系統,包含了航運管理、機務管理、海務管理、財務管理、人事管理等企業日常管理的各個方面。這些應用系統的開發和使用,使“數字化青遠”的框架日漸豐滿并鮮活起來,其魅力也在不斷顯現。
由于與經營管理直接聯系在了一起,內部網變成了信息共享的平臺、應用系統和軟件的入口、職工日常工作的平臺。各種通知,各種規定,船舶動態,船員調配,公司新聞,市場形勢,甚至每天的天氣情況,飛機、火車時刻表,都有最新的更新。足不出戶,不要電話查詢,一切與工作有關的信息都可以通過網上獲得。網上會議、網上培訓、網上論壇、電子答卷等欄目,拓寬了管理者與被管理者溝通與交流的新渠道。截至去年底,自內網改版后,登錄青遠網站的人次達到了20余萬人次,按可上網人數計算,平均每人達600多次。
全新的定位,豐富的內容,時尚的頁面,使外部網成為國內外同行和人們認識青遠、了解青遠、關注青遠的“窗口”,不斷傳遞著青遠的信息,有效地宣傳和提升了青遠品牌。
OA自動化辦公系統的使用,讓他們感受到便利和快捷的同時,也提高了決策和執行的透明度:除文件流轉外,新的OA系統增加了很多表單流轉和人性化的功能,如:歷史文檔增加了方便的查詢和借閱功能;系統中的短信和傳真功能,極大地方便了職工的工作;會議室預定、出差審批、費用報銷、辦公用品耗材領用、車輛使用管理等等大大提高了工作效率;工作匯報、部門便函、來電管理等方便了上下級、部門間的溝通和協調……與傳統的文件傳遞相比,通過該系統,文件的流轉速度提高了四到五倍。
每天例行的調度會,隨著“全球航海智能信息系統”的引入,發生了質的變化。決策者們不用翻看厚厚的報表,便能對哪艘船靠在哪個港口,什么地方生成了臺風以及臺風的路徑等情況了如指掌,既有效地增強了對船舶的跟蹤管理,也提高了決策執行的效率。
隨著近期目標的實現,“數字化青遠”更長遠的目標也正在構建落實之中。通過不斷的管理創新,一個富有現代氣息和充滿活力的新青遠正向人們走來。本報通訊員楊敬茂
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